Makin banyak perusahaan yang membolehkan para calon karyawan untuk mengirimkan lamarannya lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik bagi perusahaan maupun pelamar. Bagi perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus mereka terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk mem-forward surat lamaran berbentuk email ke para usernya. Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran secara cepat. Jika Anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan, dengan mudah Anda dapat mengkopi email lamaran Anda sebelumnya dan menyesuaikannya.

1. Judul Email
Judul email Anda haruslah menolong penerimanya untuk segera mengetahui maksud dari email Anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas tetapi singkat. Sebagai contoh, Anda dapat menuliskannya sebagai berikut “Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran”.

Catatan: Baca dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta Anda menuliskan kode tertentu di judul atau subject email Anda. Terutama jika pada saat yang bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.

2. Dimana Surat Lamaran Ditulis?
Sering kali kita bingung apakah perlu menuliskannya di badan email atau di file tersendiri. Menurut teman saya yang bekerja di bidang recruiting sebuah perusahaan multinational, Anda dapat menuliskan surat lamaran (cover letter) Anda di badan email. Artinya, perusahaan tetap akan menerima surat lamaran Anda dengan baik. Pengalaman saya, tidak pernah ada perusahaan yang menolak lamaran yang suratnya dituliskan di badan email.

3. Bagaimana dengan Resume?
Jangan menulis resume Anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran email Anda.

4. Word, PDF, atau Text?
Biasanya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerja jenis file yang bisa Anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word, terkadang mereka mengijinkan Anda untuk mengirimkan file berformat pdf. Jika tidak disebutkan, kirimkan resume Anda dalam file MS Word (.doc).

File text (ekstension .txt) lebih baik tidak digunakan karena pada saat dikirim dengan email, file tersebut terkadang muncul di badan email. Ini terutama jika Anda menggunakan email gratis di Web, seperti Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.

5. Ukuran Email
Usahakan ukuran email Anda tidak melebihi 300 kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach. Karena itu periksa besar file yang Anda lampirkan. Jika Anda diminta menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang terlalu besar. Perkecil ukuranya dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.

6. Email Signature
Email signature adalah text yang dituliskan secara otomatis oleh provider email Anda. Signature ini bisa Anda program sendiri, atau bagian dari iklan untuk penyedia jasa email tersebut. Adanya signature ini mengurangi kesan profesional pada lamaran Anda.

Email web gratis seperti Yahoo! dan Hotmail menambahkan signature ini secara otomatis pada semua email yang mereka kirim. Sedangkan Gmail tidak. Inilah alasan pertama saya memilih Gmail untuk mengirimkan lamaran-lamaran saya.

7. Test Kirim
Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, Anda juga perlu melakukan test pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan email lamaran Anda, lengkap dengan attachment-nya ke email lain. Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke email perusahaan yang Anda tuju. Kirim ke alamat email lain yang Anda punya. Jika Anda hanya mempunyai satu alamat email, Anda bisa membuat alamat email baru di Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.

Apa pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang Anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain. Saat mengirimkan email dari Yahoo! ke Gmail, saya perhatikan spasi email saya berubah dari satu menjadi dua. Tapi sebaliknya, email yang saya kirim dari Gmail ke Yahoo! tidak berubah formatnya. Ini alasan kedua saya menggunakan Gmail untuk mengirimkan lamaran saya. (tmps)

OK, kamu baru lulus kuliah dan pengen segera kerja. Memang membosankan kalau harus menunggu berbulan-bulan di rumah tanpa kesibukan yang berarti.

Jadi, kamu mulai menyiapkan surat lamaran kamu. Tapi tunggu dulu.. Bagaimana ya caranya??? Wah bingung deh. Menulis surat lamaran kan nggak mudah. Banyak banget kayaknya yang harus dipersiapkan. Belum lagi formatnya yang harus diperhatikan dengan benar. Kalau formatnya nggak menarik, gimana bisa nanti menarik perhatian perusahaan yang dilamar? Wah gimana nih?

Buat saya, menulis surat lamaran termasuk satu hal yang cukup sering saya lakukan. Terus terang saja, hingga tahun lalu, mungkin sudah ratusan surat lamaran yang saya kirimkan. Panggilan wawancara pun entah sudah berapa puluh yang saya terima. Jadi mungkin saya bisa share beberapa kiat saya dalam menulis surat lamaran.

OK, let’s start. Jadi inilah kiat-kiat menulis surat lamaran pekerjaan ala Togap Siagian:

1. Tiap Lowongan Pekerjaan Berbeda

Yang perlu diingat pertama tama, tentunya setiap lowongan pekerjaan berbeda satu sama lain dan karena itu perlu surat lamaran yang berbeda. Jadi jangan hanya meng – copy paste surat lamaran yang ada. Pastikan isi surat lamaran kamu sesuai dengan pekerjaan yang ditawarkan. Caranya mudah kok. Lihat saja iklan lowongan pekerjaan tersebut. Lalu sesuaikan isi surat lamaran kamu dengan syarat-syarat yang tertulis di iklan tersebut. Tentunya tulis yang benar saja. Jangan sekali-sekali menulis yang tidak benar.

2. Jangan Terlambat

Perhatikan tanggal penutupan iklan tersebut. Saya belum pernah mendengar ada lamaran yang diterima setelah tanggal deadline terlewati. Jadi supaya aman, pastikan surat kamu sudah terkirim dan sampai sebelum tanggal deadline-nya.

3. Format Penulisan

Saya asumsikan semua surat lamaran diketik dengan komputer. Hari gini masa sih masih ada yang pakai mesin ketik buat mengirim surat lamaran? Nah, walaupun kemampuan kamu menggunakan word processor sudah canggih, nggak perlu terlalu fancy waktu menulis surat lamaran. Surat lamaran kamu nggak perlu dikasih warna – warni. Cukup gunakan warna hitam buat tulisannya dan kertas putih.

4. Bagian Introduction

OK, masuk ke penulisan suratnya. Bagian pertama adalah introduction. Di sini kamu memperkenalkan nama dan mungkin juga umur (kalau salah satu persyaratan yang diminta adalah umur tertentu). Juga di bagian ini, kamu terangkan dimana kamu mengetahui tentang adanya lowongan pekerjaan tersebut. Oh ya, di sini kamu tuliskan dengan jelas pekerjaan yang kamu lamar di perusahaan tersebut.

Contoh: “I have always been interested in working in your company, and when I read on milisbeasiswa.com about the opening for an internal auditor position, I was very excited. My name is Luna Maya and I am 24 years old.“

5. Pengalaman Kerja dan Pendidikan

Bagian berikutnya berisi penjelasan singkat tentang latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja kamu. Nah, di sini harus diperhatikan hal berikut ini. Ingat, kalau kamu sudah pernah bekerja sebelumnya, dan pengalaman kerja kamu relevan dengan pekerjaan yang kamu lamar, di bagian ini kamu perlu menuliskan pengalaman kerja kamu. Jadi misalnya, kamu sudah pernah bekerja selama 2 tahun di bidang audit. Jadi ya di sini kamu tuliskan pengalaman kerja kamu. Latar belakang pendidikan kamu tuliskan di bagian berikutnya. Cukup singkat saja. Detailnya bisa dilihat di resume kamu.

Kalau kamu belum pernah bekerja sebelumnya, misalnya kamu fresh graduate, maka kamu perlu menuliskan latar belakang pendidikan kamu. Karena itu yang perlu kamu tunjukkan pada si rekruter.

6. Tunjukkan Pencapaian

Dalam menuliskan pengalaman kerja, tunjukan maksimum dua hal yang berbeda yang pernah kamu capai dalam pekerjaan kamu. Jadi kamu mungkin bisa menuliskannya seperti contoh di bawah. Bagian yang saya tebalkan menunjukkan pencapaian yang dibuat penulisnya.

“Currently, I work for PT ABCD Tbk as a senior auditor. I joined this company in 2005 as a management trainee program where I passed as the best trainee and promoted to be a junior auditor. Last year, during a critical audit from the headquarter, I helped the company to collect all the necessary data which previously was not easily found.”

7. Bagian Penutup

Bagian terakhir adalah bagian penutup. Di sini bukan hanya kamu memberikan penegasan bahwa kamulah calon yang paling cocok untuk pekerjaan yang ditawarkan, tapi juga di bagian ini kamu meminta kesediaan mereka untuk melakukan wawancara dengan kamu. Kira-kira kamu bisa menuliskan begini:

“I fulfill most the requirements you have for this job. I do believe my experience and education background will be an important asset for your company. I can discuss in detail my qualification in an interview.“

OK, segitu dulu kiat-kiat dari saya buat menulis surat lamaran pekerjaan. Semoga membantu.

Kamu punya pertanyaan, atau mau share pengalaman menulis surat lamaran pekerjaan? Tuliskan di bagian comment di bawah.